Результаты стратегической сессии выходят за рамки простого составления плана. Они выступают частью долгосрочного стратегического управления, ими можно руководствоваться при принятии решений на долгое время вперёд. В целом логично говорить о совокупность результатов, которые дополняют друг друга и преобразуют компанию так, чтобы достигнуть желаемого будущего. Их и разберём в этой статье.

Преимущества стратегических сессий

Итоги стратегической сессии во многом связаны с её преимуществами и сложностями в компании, которые требуется решить. Преимущества стратсессий:

• Обсуждение ключевых вопросов в широком контексте способствует появлению множества новых полезных идей.

• Форум для обсуждения различных аспектов деятельности компании и её отделов, которые приносят наибольшую пользу или сталкиваются с трудностями. Там, где успех минимален, можно попробовать применить лучшие практики.

• Координация работы отделов. Сессии способствуют их взаимодействию, обсуждению ключевых проблем, областей сотрудничества.

• Прозрачность и подотчётность. Стратсессии позволяют руководству быть в курсе происходящего на каждом уровне организации, а подразделениям – чувствовать ответственность за прогресс в достижении поставленных целей, стимулируя работу, необходимую для их достижения.

• Согласование ресурсов и принятие обоснованных бюджетных решений. Стратсессии позволяют увидеть, вкладываете ли вы деньги в то, в чём заключается ваша стратегия.

Результатом стратегической сессии может стать и решение следующих проблем:

• Топ-руководители проводят вместе относительно мало времени.

• На их собраниях обсуждение повестки дня носит несфокусированный и недисциплинированный характер.

• Текущие собрания топ-менеджмента не ориентированы на принятие решений.

• Стратегические и операционные процессы обсуждаются в рамках одного совещания, но «тушение текущих пожаров» всегда вытесняет обсуждение стратегических вопросов.

Как добиться лучших результатов при организации сессии

• Обязательное посещение для топ-менеджмента. Стратсессия без нужных людей на ней – это дорогостоящая трата времени.

• Ограничьте количество участников, чтобы не «размывать» обсуждение ключевых вопросов.

• Заблаговременно получите точные данные о внутреннем состоянии компании. На их основе проанализируйте тенденции и выявите проблемы.

• Взгляните на ситуации критически: люди склоны искать положительные стороны во всех вещах. Если есть негативная информация, ее следует включить в повестку и даже сделать предметом отдельного обсуждения.

• Разумно используйте время участников и методы фасилитации, чтобы не тратить время и соблюдать план стратегической сессии. Часть вопросов, которые кажутся важными, но не соответствуют сценарию стратегической сессии, запишите для дальнейшего обсуждения.

• Поощряйте открытый диалог, стремление людей высказываться.

Каких ошибок избегать, чтобы достигать наилучших результатов на стратсессии?

• Неангажированного лидерства недостаточно. Необходима вовлечённость руководителя, чтобы другие участники тоже были вовлечены.

• Низкое качество данных. Возможно, сначала вам придется наладить процесс предоставления данных. Если части данных не хватает, то часть стратсессии можно использовать, чтобы настроить механизм их сбора.

• Неправильный баланс между промежуточными результатами и показателями результативности. Необходимо видеть и картину в целом, и текущее состояние.

• Подготовка, отнимающая много времени. Предварительные процессы стоит оптимизировать, обеспечивать их повторяемость.

• Никакого ценного обсуждения. Совещание не предназначено для того, чтобы каждый отдел показал и рассказал обо всём. Стратегическая сессия нужна для целенаправленного обсуждения ключевых успешных/проблемных областей.

• Сложность выступлений: нужен необходимый минимум деталей, потому не стесняйтесь ограничивать выступления, чтобы соблюдать повестку дня.

• Сомнения в показателях. Не нужно спорить из-за данных – они такие, какие они есть. Сессия посвящена стратегии, а не деталям.

Результаты стратсессии не должны оставаться на полке

Зачастую топ-менеджмент выделяет на стратегические сессии 2-4 дня в год, но затем возвращается исключительно к текучке. Всё полученное на стратегической сессии попросту пылится на дальней полке и не используется на практике. Только в конце года команда оглядывается на проделанную работу и пытается угадать, а хорошо ли получилось реализовать стратегию. Т. е. получается отчётность о том, что сделано, а не о том, что будет делаться. При таком подходе упускается нечто важно.

Чтобы результаты стратсессии не пылились на полке рекомендуется:

• Распространить все заметки/материалы по стратсессии среди её участников в течение 24 часов с момента её завершения.

• Убедиться, что все ответственные лица знакомы с результатами сессии. Если кого-то не было на ней, то нужно дополнительно разослать итоги. Убедиться, что ключевые сведения донесены до всех.

• Настроить процесс отслеживания дорожной карты, сроков выполнения проектов. Рекомендуется проводить ежемесячный или ежеквартальный обзор, чтобы сообщать о прогрессе в соответствии с планом, вносить корректировки и распространять их по всей организации.

• В начале следующей стратсессии рассмотреть и резюмировать, что было выполнено после предыдущей. Это нужно не только для того, чтобы понять правильна ли текущая стратегия или нет. Но и чтобы внести в неё корректировки, реагировать на внешние факторы, на меняющуюся среду и т. д.

Для оценки результатов и дальнейшего прогресса должны собираться отдельные рабочие группы. Они:

• Проверяют, что сделано.

• Оценивают, насколько это соответствует дорожной карте проектов.

• Определяют, можно ли использовать уже полученные результаты для лучшей работы.

Эти встречи могут проводиться ежемесячно, а ежеквартально – встречи рабочих групп с руководителями и их заместителями. Результаты оцениваются с точки зрения соответствия стратегии, её промежуточных задач.

Результаты стратегической сессии

В целом результаты стратегической сессии – это:

• План, отвечающий реалиям вашей компании. Типовой план, который имеется и у ваших конкурентов, не принесёт пользы. Необходим внутренний анализ, анализ рынка и т.д. Вы можете найти то, что не нашли конкуренты. Особенно это касается внутренней среды и конкурентных преимуществ. 

• Дорожная карта проектов и определение лидеров изменений. Определение приоритетов, распределение обязанностей по всей организации.

На уровне принципов:

• Ясность. Понимание и видение, где вы находитесь и к чему стремитесь.

• Уверенность. Анализ различных вариантов развития перед определением стратегического направления.

• Продуктивность. Действия соответствуют намеченному плану, все понимают приоритеты развития.

Итоги стратсессии – это возможность сконцентрироваться на проектах, а не на бюджете. Заранее убедиться, что проекты будут завершены. Результат одной стратегической сессии, зачастую, учитывается при последующих. Ранее созданный план обновляется, корректируется и дальше претворяется в жизнь. Так процесс управления компанией улучшается.

DT-Team помогает добиваться наилучших результатов. Заказать стратегическую сессию вы можете, заполнив форму ниже.