Работа модератора, фасилитатора, ведущего стратсессии нацелена на то, чтобы встреча прошла максимально комфортно и продуктивно. Задача модератора провести участников по собственному методу и создать ситуацию, при которой участники смогут максимально раскрываться и открыто делиться своими мыслями. Делимся некоторыми секретами о том, как лучше провести стратегическую сессию. Здесь не будет советов формата задайте цель, проведите подготовку, составьте план стратегической сессии и т.д.
Мы остановимся на точечных, но крайне важных элементах, от которых зависит качество стратсессии: где и какие стратегические инструменты использовать, как лучше работать с интерактивом, почему важно учитывать стили общения участников, как не растерять энергию после стратсессии, воплощать намеченное в жизнь и т. д.
1. Как легче работать с целями стратегической сессии?
В своей работе мы используем собственные наработки по целеполаганию и встраиваем несколько уровней постановки целей на стратегическую сессию.
-
Первый уровень постановки целей – это уровень постановки целей проводящего стратегическую сессию (модератора, фасилитатора). Это значит, что у ведущего тоже должна быть собственная цель на стратегическую сессию, иначе возрастает риск, что она будет проведена формально и без должного вовлечения.
-
Второй уровень постановки целей на стратегическую сессию – это цели собственника/собственников. Здесь может быть два разных направления: личные цели относительно будущего компании и собственно цели компании на ближайшие годы. Цели должны быть сформулированы, исходя из общего представления о том, какой компания должна быть в будущем (к определенному году). Что она должна делать, как должна быть представлена на рынке. На этом уровне никакие инструмент SMART не подходят и даже вредны.
-
Третий уровень постановки целей – это уровень целей участников стратегической сессий. Они должны быть определены перед началом проведения стратегической сессии. При этом не важно, является ли участник топ-менеджером или бухгалтером, продуктологом, начальником склада и т.д.. Важно понимать, что все они участвуют в развитии компании, каждый в своей роли.
Такой подход позволяет, во-первых осознано проводить стратегические сессии, во-вторых позволяет эффективно задействовать рефлексию в процессе проведения и после окончания стратегической сессии.
Чтобы помочь сформулировать цели в начале стратегической сессии мы задаем комплекс вопросов каждому участнику:
-
Ваша должность.
-
Ваша роль в компании.
-
Какой результат вашей деятельности предполагается в вашей роли?
-
Зачем (или для чего?) вам нужна стратегическая сессия?
-
Каковы ваши цели на ближайшие 1–3 года?
-
Что вы хотите сделать в компании ближайшие 1–3 года?
-
Что за последний год изменилось к лучшему?
-
Что за последний год изменилось к худшему?
2. Как личные особенности людей влияют на ход стратсессии?
Всегда есть риск, что на стратсессии, где должно быть услышано множество мнений, высказываться будут наиболее активные и «громкие» люди. Потому есть и риск низкой вовлечённости других участников, что во многом взаимосвязано.
Как показывает анализ Mentimeter, 46 % лидеров из поколения Z являются интровертами, 40–45 % из них часто отвлекаются на переписку или просмотр социальных сетей. Чтобы стимулировать их участие в стратсессии, рекомендуется использовать невербальные и анонимные методы участия (например, опросы в реальном времени, интерактивные доски – подробнее об этом ниже). Т. е. нужно учитывать различные стили общения участников.
Как показывает анализ Mentimeter, 46 % лидеров из поколения Z являются интровертами, 40–45 % из них часто отвлекаются на переписку или просмотр социальных сетей. Чтобы стимулировать их участие в стратсессии, рекомендуется использовать невербальные и анонимные методы участия (например, опросы в реальном времени, интерактивные доски – подробнее об этом ниже). Т. е. нужно учитывать различные стили общения участников.
Для того чтобы организовать более комфортную коммуникацию участникам и социальную динамику компания DT-Team для проведения стратегических сессий использует тестирование по “спиральной динамике”, для определения ценностей участников. Исходя из результатов тестирования, мы рекомендуем конкретные составы для групповой работы на стратсессии.
Это позволяет синхронизировать ценностные представления в командах и вовлечь всех участников стратегической сессии в работу. Также группы могут быть составлены не только по ценностным характеристикам, а также по продуктовым инициативам; по проблемам, с которыми необходимо работать в компании или на рынке. Типизация групп крайне важна для будущей сборки результатов стратегической сессии. Она позволяет взглянуть на одну проблему или задачу под разными углами. Тем самым выработать наиболее комплексное решение.
Это позволяет синхронизировать ценностные представления в командах и вовлечь всех участников стратегической сессии в работу. Также группы могут быть составлены не только по ценностным характеристикам, а также по продуктовым инициативам; по проблемам, с которыми необходимо работать в компании или на рынке. Типизация групп крайне важна для будущей сборки результатов стратегической сессии. Она позволяет взглянуть на одну проблему или задачу под разными углами. Тем самым выработать наиболее комплексное решение.
3. Простота и понятность тем и вопросов
Предоставьте информацию о сценарии стратегической сессии заранее – подготовьте структурированную программу с временным планом. Предварительная рассылка краткой программы стратегической сессии поможет участникам ознакомиться с темами сессии, побудит их подумать о своем вкладе. Эта практика может быть особенно эффективной для руководителей, которые не решаются проводить обширную предварительную работу. Предоставьте сотрудникам возможность сделать часть работы за вас.
Стратегические сессии от DT-Team направлены не только на решение управленческих задач, но также носят образовательный характер. Часть стратегических сессий мы посвящаем образовательному контенту от экспертов в определенной сфере. Например, мини-лекциям по отличиям автоматизации, цифровизации и цифровой трансформации, по новым экономическим моделям бизнеса и т.д.
Ещё одна важная задача - это внешняя экспертиза. Предварительный этап практически любой стратегической сессии - это аналитическая работа. Для понимания ситуации и перспектив развития необходим срез внутренней и внешней среды.
Образовательный контент и внешняя экспертиза повышают качество принимаемых решений, разрабатываемых проектов. А также дополнительно обогащает участников стратегических сессий новыми знаниями. Это в целом повышает освоение тех материалов, что прорабатываются на стратсессиях.
4. Используйте полезные инструменты
Примерно 62% участников стратегических сессий считают, что различные варианты взаимодействия на них, такие как возможность ставить лайки, комментировать, реагировать и участвовать в опросах, значительно повышают продуктивность.
Среди актуальных инструментов, помогающих разнообразить ход сессии, следует выделить визуальные платформы для совместной работы, онлайн-платформы с возможностями цифровой доски. Визуальные доски для сбора мыслей и идей на протяжении сессии, а также до и после, помогают повысить продуктивность и вовлечённость.
Также актуальный инструмент – проведение опросов в реальном времени. Дайте возможность участникам сессии голосовать прямо в ходе стратегической сессии, используя телефоны и удобную вам онлайн-платформу. Это сэкономит время, которое иначе пришлось бы потратить на голосование.
После определение целей на стратегическую сессию, мы проектируем сценарий ее проведения. Исходя из базовой логики, что мы должны пройти четыре такта: анализ ситуации, поиск проблем, формирование решений, приземление решений до проектов и рефлексия.
Также актуальный инструмент – проведение опросов в реальном времени. Дайте возможность участникам сессии голосовать прямо в ходе стратегической сессии, используя телефоны и удобную вам онлайн-платформу. Это сэкономит время, которое иначе пришлось бы потратить на голосование.
После определение целей на стратегическую сессию, мы проектируем сценарий ее проведения. Исходя из базовой логики, что мы должны пройти четыре такта: анализ ситуации, поиск проблем, формирование решений, приземление решений до проектов и рефлексия.
При этом в зависимости от целей стратегической сессии мы можем использовать готовые фреймворки: Lean Canvas, Community Canvas и другие подходы. Это снижает риск того, что будет упущено нечто важное в процессе проектирования.
5. Сколько участников должно быть на стратегической сессии?
Согласно исследованию, онлайн-встречи оказываются более эффективными для небольших встреч от 2 до 4 человек, в то время как встречи «в живую» предпочтительнее для 10 и более человек. Этот вывод может помочь вам решить, проводить ли стратсессию в онлайн- или офлайн-формате в зависимости от количества участников.
При значительном количестве участников стратегической сессии, достаточно эффективным показал себя себя способ их разделения на команды. Наш опыт показывает, что самые эффективные стратегические сессии проходят, когда в одной команде по 5-7 человек. Мы рекомендуем проводить стратегическую сессию с количеством команд от 2 до 7.
Если участников стратегической сессии значительно больше, то количество членов отдельной команды можно увеличить до 8-10 человек.
Однако стоит отметить, что на такое количество обычно не проводят стратегические сессии, разве что только в формате форсайта. Чтобы качество проведения стратегической сессии не падало, в таких случаях лучше разделить стратегическую сессию на несколько тематических.
6. Интересные форматы стратегической сессии
Его суть в том, что участники делятся на несколько небольших групп, «столиков». За каждым столиком закрепляется определённая проблема или круг вопросов, которые необходимо решить. А также закрепляется «глава столика», который будет фиксировать все предложения от других участников. На обсуждение проблем даётся 5-10 минут. После этого все, кроме «главы столика» пересаживаются за другой стол.
Т. е. участники обсуждения непрерывно меняются. Основная же задача «главы столика» – ознакомить новых участников с теми идеями, которые уже сформированы, и двигать дискуссию дальше. Такой формат позволяет не только вовлечь максимум людей в решение вопроса, но и взглянуть на неё с разных сторон. В рамках «мирового кафе» участникам проблематично «отмолчаться», а их голос с большей вероятностью будет услышан.
Ещё одна интересная «фишка» при проведении стратегических сессий – это «попкорнинг». Она заключается в том, что последний выступающий выбирает следующего выступающего.
Т. е. участники обсуждения непрерывно меняются. Основная же задача «главы столика» – ознакомить новых участников с теми идеями, которые уже сформированы, и двигать дискуссию дальше. Такой формат позволяет не только вовлечь максимум людей в решение вопроса, но и взглянуть на неё с разных сторон. В рамках «мирового кафе» участникам проблематично «отмолчаться», а их голос с большей вероятностью будет услышан.
Ещё одна интересная «фишка» при проведении стратегических сессий – это «попкорнинг». Она заключается в том, что последний выступающий выбирает следующего выступающего.
- Лекционный. Для «вброса» содержания: содержание может быть как внутренним, которое предоставляют участники, так и внешним.
- Игровой. Для включения участников в режим проектирования будущего компании.
- Групповое проектирование. Для формулирования гипотез и содержания, на базе которого строится стратегия.
- Выступления групп. Для фиксации наработок групп и для синхронизации с другими участниками.
Существуют с десяток различных групповых форматов, которые мы при проведении стратегических сессий используем в каждом случае индивидуально.
7. Как не утратить запал стратсессии и воплотить решения в жизнь?
Устранить такую своеобразную амнезию помогут цифровые инструменты. Важно сразу же фиксировать идеи и решения, даже если они не будут итоговыми в рамках стратегической сессии в целом. Так энергия не тратится впустую, всё, что вы обсуждали в пятницу – будет доступно и в понедельник, и в другие дни.
Также поддерживайте открытый и продуктивный диалог после сессии, чтобы сохранить мотивацию и энтузиазм участников в реализации намеченных мероприятий.
Мы в DT-Team используем несколько техник, позволяющих сохранить запал для реализации стратегических инициатив.
Также поддерживайте открытый и продуктивный диалог после сессии, чтобы сохранить мотивацию и энтузиазм участников в реализации намеченных мероприятий.
Мы в DT-Team используем несколько техник, позволяющих сохранить запал для реализации стратегических инициатив.
- Во-первых, в результате проведения стратегических сессий мы инициируем лидеров изменений. Лидеры изменений – это сотрудники компании, которые в процессе стратегической сессии увидели и разработали собственные проекты. Именно они в дальнейшем отвечают за их реализацию.
- Во-вторых, все проектные и продуктовые инициативы мы разбиваем на 3-месячные циклы с понятным результатом. Даже если проект сильно растянут во времени. Мы находим первую реперную точку, в которой будет виден результат, который можно оценить.
- В-третьих, мы сопровождаем наших партнеров в процессе реализации стратегических проектов. Мы разработали специальный формат коммуникации, который позволяет не терять фокус с реализации стратегических проектов.
8. Правильные техники
Используйте несколько важных техник. Например:
- Целенаправленное планирование и тайм-менеджмент. Не стесняйтесь ограничивать участников временными рамками. Это позволяет держать обсуждение в нужном русле и не допустить, чтобы какая-то отдельная тема или отдельный человек перехватили инициативу на сессии.
- Дизайн-мышление – довольно эффективный метод, с помощью которого можно найти способы решения неочевидных проблем. Ключевые вопросы, которые следует решить, пользуясь этим методом – это не совсем вопросы бизнеса. Это вопросы «кто будет пользоваться продуктом?» и «как это повлияет на жизнь пользователя?».
- Молниеносное принятие решений, кластеризация и точечное голосование также необходимы. Эти методы гарантируют, что голос каждого участника будет услышан и сессия останется сосредоточенной на своих целях, а все процессы уложатся в намеченные сроки.
9. Получите обратную связь
Обратная связь помогает участникам сосредоточиться на своих сильных сторонах, над теми приоритетами, над которыми следует работать в будущем. Она же помогает снять тревогу и сопротивление изменениям, помогает продуктивно взглянуть на результаты и дальнейшее развитие.
Для эффективной организации обратной связи рекомендуется проводить сессии с участием фасилитатора, который поможет сотрудникам пройтись по ключевым аспектам стратсессии.
В нашем подходе проведения стратегической сессии отсутствует понятие “обратной связи”. Вместо этого мы используем рефлексию. Рефлексия участников – один из главных инструментов фиксации результатов стратегической сессии. Реализовывать стратегию необходимо самим участникам и от того, как они были включены и что они поняли или не поняли, зависит успех всего мероприятия.
Для эффективной организации обратной связи рекомендуется проводить сессии с участием фасилитатора, который поможет сотрудникам пройтись по ключевым аспектам стратсессии.
В нашем подходе проведения стратегической сессии отсутствует понятие “обратной связи”. Вместо этого мы используем рефлексию. Рефлексия участников – один из главных инструментов фиксации результатов стратегической сессии. Реализовывать стратегию необходимо самим участникам и от того, как они были включены и что они поняли или не поняли, зависит успех всего мероприятия.
10. Пригласите модератора/фасилитатора для стратегической сессии
Почему стоит пригласить модератора?
- Модератор может обеспечить нейтральное и объективное управление дискуссией.
- Он структурирует процесс, чтобы гарантировать, что все ключевые вопросы будут рассмотрены и решены.
- Модератор обеспечит эффективное управление временем в ходе сессии, убеждаясь в том, что каждый участник получит возможность высказаться.
- Модератор поможет держать участников на целевой траектории, направляя обсуждение к достижению поставленных стратегических целей.
- Благодаря модератору сессия будет более продуктивной и результативной, что приведет к более качественным и долгосрочным стратегическим решениям.
Заполните форму ниже – мы свяжемся с вами, чтобы провести стратсессию, которая действительно работает и вместе с Вами разработаем стратегию, которая зарабатывает.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал "Нейростратегия с Евгением Григорьевым", чтобы получать больше полезной информации, инсайтов и экспертных оценок.