Как провести стратегическую сессию: топ-10 советов | стратегическое агентство DT-Team

Как провести стратегическую сессию: топ-10 советов

Опубликовано: 30.05.2024
Стратсессия – это не просто обычное совещание или доклад, где обсуждаются итоги и планы. Это собрание лидеров компании, где оценивается текущее состояние, прорабатываются долгосрочные цели, составляется дорожная карта. Это встреча руководителей из разных отделов для обмена опытом и идеями. Работа модератора, фасилитатора, ведущего стратсессии нацелена на то, чтобы встреча прошла максимально продуктивно. Делимся некоторыми секретами о том, как лучше провести стратегическую сессию.

Здесь не будет советов формата задайте цель, проведите подготовку, составьте план стратегической сессии и т.д. Мы остановимся на точечных, но крайне важных элементах, от которых зависит качество стратсессии: где и какие стратегические инструменты использовать, как лучше работать с интерактивом, почему важно учитывать стили общения участников, как не растерять энергию после стратсессии, воплощать намеченное в жизнь и т. д.

1. Как легче работать с целями стратегической сессии?

Хотя целей может быть множество, но наиболее распространённых не так много. И для лучшей работы с каждой из них есть достаточно типовые стратегические инструменты. Так, для оценки текущего состояния предприятия логично применять SWOT-анализ. Для постановки долгосрочных целей – метод SMART. Для составления дорожной карты есть множество шаблонов, например, в Miro.

Шаблон дорожной карты.png


2. Как личные особенности людей влияют на ход стратсессии?

Всегда есть риск, что на стратсессии, где должно быть услышано множество мнений, высказываться будут наиболее активные и «громкие» люди. Потому есть и риск низкой вовлечённости других участников, что во многом взаимосвязано.

Как показывает анализ Mentimeter, 46 % лидеров из поколения Z являются интровертами, 40–45 % из них часто отвлекаются на переписку или просмотр социальных сетей. Чтобы стимулировать их участие в стратсессии, рекомендуется использовать невербальные и анонимные методы участия (например, опросы в реальном времени, интерактивные доски – подробнее об этом ниже). Т. е. нужно учитывать различные стили общения участников.

3. Простота и понятность тем и вопросов

Убедитесь, что темы стратегической сессии и вопросы, которые вы освещаете, актуальны и что люди понимают их смысл. Это крайне важно для того, чтобы участники увидели ценность каждого обсуждаемого вопроса. Увидели то, как эти вопросы связаны с более масштабными целями организации.
Предоставьте информацию о сценарии стратегической сессии заранее – подготовьте структурированную программу с временным планом. Предварительная рассылка краткой программы стратегической сессии поможет участникам ознакомиться с темами сессии, побудит их подумать о своем вкладе. Эта практика может быть особенно эффективной для руководителей, которые не решаются проводить обширную предварительную работу. Предоставьте сотрудникам возможность сделать часть работы за вас.

4. Используйте полезные инструменты

Примерно 62% участников стратегических сессий считают, что различные варианты взаимодействия на них, такие как возможность ставить лайки, комментировать, реагировать и участвовать в опросах, значительно повышают продуктивность.
Среди актуальных инструментов, помогающих разнообразить ход сессии, следует выделить визуальные платформы для совместной работы, онлайн-платформы с возможностями цифровой доски. Визуальные доски для сбора мыслей и идей на протяжении сессии, а также до и после, помогают повысить продуктивность и вовлечённость.
Также актуальный инструмент – проведение опросов в реальном времени. Дайте возможность участникам сессии голосовать прямо в ходе стратегической сессии, используя телефоны и удобную вам онлайн-платформу. Это сэкономит время, которое иначе пришлось бы потратить на голосование.

5. Сколько участников должно быть на стратегической сессии?

Проблема с количеством участников заключается в следующем. Чем больше людей, тем сложнее организовать процесс. Но если людей мало, то обсуждение может быть менее разнообразным и полным.
Согласно исследованию, онлайн-встречи оказываются более эффективными для небольших встреч от 2 до 4 человек, в то время как встречи «в живую» предпочтительнее для 10 и более человек. Этот вывод может помочь вам решить, проводить ли стратсессию в онлайн- или офлайн-формате в зависимости от количества участников.

6. Интересные форматы стратегической сессии

Используйте различные методики и инструменты для стимулирования творческого мышления и сбора мнений. Например, может пригодиться такой формат как «мировое кафе» (world cafe).
Его суть в том, что участники делятся на несколько небольших групп, «столиков». За каждым столиком закрепляется определённая проблема или круг вопросов, которые необходимо решить. А также закрепляется «глава столика», который будет фиксировать все предложения от других участников. На обсуждение проблем даётся 5-10 минут. После этого все, кроме «главы столика» пересаживаются за другой стол.
Т. е. участники обсуждения непрерывно меняются. Основная же задача «главы столика» – ознакомить новых участников с теми идеями, которые уже сформированы, и двигать дискуссию дальше. Такой формат позволяет не только вовлечь максимум людей в решение вопроса, но и взглянуть на неё с разных сторон. В рамках «мирового кафе» участникам проблематично «отмолчаться», а их голос с большей вероятностью будет услышан.
Ещё одна интересная «фишка» при проведении стратегических сессий – это «попкорнинг». Она заключается в том, что последний выступающий выбирает следующего выступающего.

7. Как не утратить запал стратсессии и воплотить решения в жизнь?

Один из самых больших рисков стратегической сессии заключается в том, что после её проведения пропадает запал. Условно: при её проведении в пятницу решения приняты, план намечен. А в понедельник у участников появляются вопросы: «а что мы решили? Чем будем заниматься дальше?».
Устранить такую своеобразную амнезию помогут цифровые инструменты. Важно сразу же фиксировать идеи и решения, даже если они не будут итоговыми в рамках стратегической сессии в целом. Так энергия не тратится впустую, всё, что вы обсуждали в пятницу – будет доступно и в понедельник, и в другие дни.
Также поддерживайте открытый и продуктивный диалог после сессии, чтобы сохранить мотивацию и энтузиазм участников в реализации намеченных мероприятий.

8. Правильные техники

Используйте несколько важных техник. Например:
1. Целенаправленное планирование и тайм-менеджмент. Не стесняйтесь ограничивать участников временными рамками. Это позволяет держать обсуждение в нужном русле и не допустить, чтобы какая-то отдельная тема или отдельный человек перехватили инициативу на сессии.
2. Дизайн-мышление – довольно эффективный метод, с помощью которого можно найти способы решения неочевидных проблем. Ключевые вопросы, которые следует решить, пользуясь этим методом – это не совсем вопросы бизнеса. Это вопросы «кто будет пользоваться продуктом?» и «как это повлияет на жизнь пользователя?».
3. Молниеносное принятие решений, кластеризация и точечное голосование также необходимы. Эти методы гарантируют, что голос каждого участника будет услышан и сессия останется сосредоточенной на своих целях, а все процессы уложатся в намеченные сроки.

9. Получите обратную связь

Обратная связь помогает участникам сосредоточиться на своих сильных сторонах, над теми приоритетами, над которыми следует работать в будущем. Она же помогает снять тревогу и сопротивление изменениям, помогает продуктивно взглянуть на результаты и дальнейшее развитие.
Для эффективной организации обратной связи рекомендуется проводить сессии с участием фасилитатора, который поможет сотрудникам пройтись по ключевым аспектам стратсессии. Поэтому последний совет таков:

10. Пригласите модератора/фасилитатора для стратегической сессии

Почему стоит пригласить модератора?
- Модератор может обеспечить нейтральное и объективное управление дискуссией.
- Он структурирует процесс, чтобы гарантировать, что все ключевые вопросы будут рассмотрены и решены.
- Модератор обеспечит эффективное управление временем в ходе сессии, убеждаясь в том, что каждый участник получит возможность высказаться.
- Модератор поможет держать участников на целевой траектории, направляя обсуждение к достижению поставленных стратегических целей.
- Благодаря модератору сессия будет более продуктивной и результативной, что приведет к более качественным и долгосрочным стратегическим решениям.

Компания DT-Team готова поделиться с вами опытом и сделать так, чтобы все цели стратегической сессии были достигнуты. Заполните форму ниже – и мы свяжемся с вами, чтобы провести стратсессию на высшем уровне.
Поделиться статьей

Остались вопросы?

Запишитесь на консультацию!

Вам может быть интересно